Управление проектами в деталях

2011-12-23 17:17:18 / Автор: Иван Крутов

Что такое управление проектами?

Что мы имеем в виду под фразой: «управление проектами»? Определение этого понятия может сложиться, если совместить несколько составляющих: управление временем, ресурсами, задачами, документами, персоналом, показателями и рисками.

Каждая компания склонна вести проектное управление по-своему. К примеру, для строительной компании и фирмы набирающей персонал набор задач для достижения цели будет абсолютно разный, а метод выполнения поставленных целей разниться в корне. Так же будут отличаться и временные интервалы достижения цели, для некоторых это будут дни, для других года.

Управление, подразумевает поэтапное выполнение поставленной задачи. Каждая компания решает самостоятельно, какие шаги им необходимы и сколько их будет. Но в основной массе можно выделить несколько основных этапов:

1. Формирование концепции. Проект только начинает рождаться. Выглядеть это может как набросок на бумаге или схематичная диаграмма на доске обсуждений.
2. Утверждение концепции. Проект начинает переходить в стадию документирования. Уже существует концепция и менеджер проекта или группа участников, руководящая реализацией, утверждает между собой и руководством – как это должно выглядеть в финале.
3. Создание технической и рабочей документации. Задание утверждено, намечены планы, цель ясна и достижима. Теперь необходимо набрать рабочую группу, задокументировать техническую сторону.
4. Управление. Документация создается, рабочая группа работает. Менеджер должен следить за планами выполнения, качеством работы.
5. Стадия завершения и генерации показателей. На данном этапе проект практически завершен и может уже генерировать некие показатели. Руководящая группа или менеджер начинают оценивать эффективность и целостность.
6. Завершение или дальнейшая эксплуатация. Проекты могут быть разными и если одни завершаются и остаются в памяти только в бумажном виде, то другие могут быть материальными и переходить в стадию эксплуатации – дальнейшего использования.

Не все проекты достигают своего завершения. Некоторые прекращают свое существование по ходу реализации или даже на стадии концепции.

Но руководить проектами не так просто. Для этого существует множество программного обеспечения, которое помогает реализовывать задуманное максимально эффективно и получить стабильное развитие компании, не отвлекаясь на мелочи и неудобства, возникающие по ходу реализации.

Зачем нужно управление проектами?

Спросите, зачем нужно вести проекты, если сотрудники и так неплохо справляются со своими обязанностями? Каждый знает свое дело, работа кипит, а в графике нет свободного времени на «игрушки».

Давайте разберем работу обычного менеджера детально. Что он делает со своим временем, как он ведет учет дел, какие процессы протекают за его рабочие нормо-часы.

Каждый менеджер, старается вести свой ежедневник. Множество задач, встреч, разговоров нужно не просто зафиксировать, необходимо выжать самую суть и потом состыковать данные с проектом. Обычно, все происходить в одном из таск менеджеров, раскрученных в сети Интернет, или встроенных в стандартные программы операционной системы.

Менеджеру просто необходимо вести календарь своей деятельности. В противном случае, детали будут утеряны, знания пройдут мимо, а финальный результат не будет ярким. Да и правильно распланировать свое рабочее время не каждый сможет.

Системы управления проектами помогают упорядочить день, скомпоновать задачи, определить цель, детально распланировать нагрузку.

Зачем вам управлять проектами?

Зачем на вашем предприятии нужно управление проектами? Каждый руководитель должен понимать, какие цели ставит директор и как их можно добиться, затратив минимум ресурсов и избежать всех рисков. Есть шанс, что вас неправильно поймут или не дослушают, а если это задокументировать, то всем будет легче понимать необходимый результат. Как можно избежать рисков, если о них никто не будет знать?

Управлять проектами нужно, в противном случае ваше предприятие не будет развиваться и расти. Но наибольшее значение имеет не управление, а система, объединяющая весь коллектив в единое целое. Программа или интерфейс, позволяющий не отходя от рабочего места поставить задачу или заверить документ, поучаствовать в совещании между коллегами и определить задачи на грядущий месяц, составить подробный план развития отдела или компании в целом, сделав это так, чтобы сразу узнали все сотрудники.

Кто должен управлять проектами?

Обычно для развития бизнеса создается проектный отдел. Для эффективного руководства необходимо поставить несколько менеджеров на различные направления бизнеса. Можно разобрать, к примеру, логистическую компанию.

Логистика – это склады, транспорт, товар, персонал, офис, реклама. Вам понадобится несколько менеджеров для управления:

1. Менеджер проектов на развитие филиальной сети.
2. Менеджер проектов на улучшение качества перевозки и хранения продукции.
3. Менеджер проектов организации развития внутренней IT структуры.
4. Менеджер проектов web направления и рекламы.

Каждый из управленцев будет отвечать за вверенный участок, и развивать свое направление бизнеса. Ваша компания выйдет на новый уровень, и её рост будет многократно ускорен.

Более подробную информацию по работе в корпоративной среде и о том, что получает менеджер, работая в системе управления, вы можете подробнее узнать по ссылке.

Менеджеры станут отвечать за риски, ставить задачи вашим сотрудникам, координировать их действия, сладить за эффективностью достижения целей. Проекты будут вырастать как новые этажи дома, развивая компанию не только ввысь, но и вширь.

Но без вашего участия ничего не получится. Вы директор или руководитель отдела, менеджер проекта не сможет угадать ваши планы и желания - цели должны задавать вы. Сотрудники могут эффективно управлять только в том случае, если руководство понимает, куда компании необходимо развиваться и что для этого нужно.

Какой результат дает управление проектами?

Понимая все выгоды и достоинства управления, можно задать последний вопрос: «Что в итоге мы получим?»

Управление проектами – это командная работа сотрудников, понимающих, в каком направлении развивается компания, управляющих рисками, координирующих действия друг друга. Каждый отвечает за вверенный участок, учувствует в жизни компании и мотивирован на работу. Это дает компании мощный инструмент развития, а сотрудникам систему планирования деятельности.

Как управлять проектами?

Существует множество систем управления проектами, все они хороши в своей отрасли и разработаны для различных видов деятельности. Но есть и универсальные системы, интегрируемые на любое предприятие и автоматизирующее их деятельность. К примеру, можно привести систему «Адванта» или Ms. Project